Contoh Surat Dinas Resmi – Pengertian dari surat dinas resmi adalah sebuah surat yang resmi dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan untuk keperluan kedinasan. Surat dinas resmi ditandai dengan adanya kop surat, hal, lampiran, nomor surat, dan tanda tangan dari yang berwenang.
Simak terus artikel ini hingga selesai untuk mengetahui berbagai contoh surat dinas resmi. Seseorang yang pergi berdinas ke luar daerah dengan membawa surat resmi artinya orang tersebut adalah resmi perwakilan dari instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
Contohnya, ketika ada pelaksanaan pelatihan, setiap peserta wajib membawa surat resmi sebagai bukti bahwa ia adalah perwakilan yang resmi. Surat dinas resmi sama juga memiliki beberapa ciri-ciri yang umum.
Surat dinas yang resmi memiliki format yang sudah diatur. Di dalam surat dinas resmi harus terdapat kop surat, nomor surat, salam pembuka dan penutup, hingga tanda tangan dan stempel dari instansi yang bersangkutan.
Fungsi Surat Dinas
Surat dinas ini memiliki beberapa fungsi yang sangat penting terutama untuk urusan pekerjaan. Beberapa fungsi surat dinas di antaranya adalah sebagai bukti tertulis pemberian izin atau pengambilan keputusan. Adanya bukti tertulis ini juga akan membuat arsip dari perusahaan atau instansi tersebut menjadi lebih rapi. Arsip yang rapi tentu akan memudahkan ketika terjadi masalah pada suatu hari.
Selain itu, surat dinas juga berfungsi sebagai tanda suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah instansi. Surat dinas yang resmi tentu saja sebagai sebuah sarana informasi atau komunikasi dengan pihak lain yang masih berkaitan. Contohnya ketika adanya pelatihan dari instansi A, maka perwakilan dari instansi B wajib membawa surat dinas resmi. Surat dinas resmi ini untuk memberitahukan bahwa perwakilan yang datang tersebut adalah benar diutus oleh instansi B.
Baca Juga: Contoh Surat Mandat
Contoh Surat Dinas Resmi
Dalam pembuatan surat dinas resmi, kop surat, nomor surat, salam pembuka dan penutup, serta tanda tangan dan stempel dari instansi merupakan hal yang wajib. Berikut ini ada beberapa contoh surat dinas resmi yang biasanya digunakan oleh berbagai instansi.
Surat Dinas Resmi Sekolah untuk Rapat Wali Murid dan Pembagian Rapor
Dalam menentukan kebijakan yang berkaitan dengan sekolah, pihak sekolah selalu mengundang wali murid untuk melakukan rapat. Sebagai sebuah kegiatan yang resmi dari sekolah, sekolah wajib membuat surat dinas dalam bentuk undangan untuk menghadiri rapat. Berikut ini adalah contoh surat dinas resmi sekolah untuk rapat wali murid dan pembagian rapor.
[su_box title=”Surat Dinas Resmi Sekolah untuk Rapat Wali Murid dan Pembagian Rapor”]
PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA) NEGERI 15
Jalan Majapahit No. 15, Pondok Asem, Jakarta Timur
Nomor Telepon : (021) 1234567
Jakarta, 29 Februari 2016
No. : 085/09.21/II/2016
Lampiran : –
Hal : Undangan Rapat Wali Murid dan Pengambilan Rapor
Kepada Bapak/Ibu Wali Murid SMA Negeri 15 Jakarta
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan akan dilaksanakannya kegiatan DIES NATALIS SMA Negeri 15 Jakarta dan berakhirnya masa semester ganjil TA 2015/2016, maka kami bermaksud untuk mengundang Bapak/Ibu Wali Murid SMA Negeri 15 Jakarta dalam kegiatan RAPAT WALI MURID SEKALIGUS PENGAMBILAN RAPOR. Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : Sabtu, 29 Februari 2016
Waktu : Pukul 10.00 hingga selesai
Tempat : Ruang kelas masing-masing siswa
Mengingat acara ini sangat penting, maka kami sangat mengharapkan Bapak/Ibu Wali Murid SMA Negeri 15 Jakarta untuk menghadiri acara tersebut.
Demikian surat undangan dan pemberitahuan ini. Atas perhatian Bapak/Ibu kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Drs. H. Nur Salim, M.Pd[/su_box]
Surat Dinas Resmi Sekolah Menghadiri Seminar atau Pelatihan
Guru juga sering mendapatkan undangan untuk menghadiri seminar atau pelatihan dari berbagai instansi yang dilewatkan sekolah. Sebagai salah satu perwakilan sekolah dalam acara tersebut, guru yang diutus wajib untuk membawa surat dinas sebagai bukti. Berikut ini adalah contoh surat dinas resmi dari sekolah yang ditujukan sebagai bukti pengiriman wakil dalam acara pelatihan.
[su_box title=”Surat Dinas Resmi Sekolah Menghadiri Seminar atau Pelatihan”]
PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA) NEGERI 15
Jalan Majapahit No. 15, Pondok Asem, Jakarta Timur
Nomor Telepon : (021) 1234567
Jakarta, 17 Januari 2016
No. : 022/09.21/I/2016
Lampiran : 1 lembar
Hal : Pengiriman Wakil untuk Kegiatan pelatihan
Kepada Panitia Kegiatan Pelatihan Guru
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi DKI Jakarta
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat undangan yang kami terima untuk acara pelatihan guru yang diselenggarakan oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi DKI Jakarta, maka melalui surat ini kami mengirimkan dua perwakilan dari SMA Negeri 15 Jakarta. Berikut ini adalah nama-nama yang menjadi perwakilan:
Nama : Drs. Dewa Wijayanto
NIP : 1234567890
Jabatan : Guru Mata Pelajaran Fisika Kelas XII
Nama : Endang Supriati, S.Pd.
NIP : 0987654321
Jabatan : Guru Mata Pelajaran Fisika kelas XII
Bersama surat ini menjadi surat tugas perjalanan dinas resmi untuk mengikuti kegiatan Pelatihan Guru yang diselenggarakan oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi DKI Jakarta. Terlampir adalah surat undangan kegiatan Pelatihan Guru Fisika yang dikirimkan oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi DKI Jakarta.
Demikian surat tugas resmi ini kami buat agar dapat dilaksanakan dengan baik. Atas perhatian Bapak/Ibu kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Drs. H. Nur Salim, M.Pd [/su_box]
Surat Dinas Resmi Pengantar dari Pemerintah
Ketika instansi pemerintah akan menyelenggarakan kegiatan pasti membuat sebuah surat dinas resmi sebagai pengantar. Surat dinas pengantar ini berfungsi sebagai penunjukan atau permintaan seseorang yang akan ditugaskan untuk tugas tertentu. Berikut ini adalah contoh surat dinas resmi pengantar dari pemerintah.
[su_box title=”Surat Dinas Resmi Pengantar dari Pemerintah”]
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Pattimura No. 20, Kebayoran Baru, Jakarta, Telepon (021) 123-4567
Jakarta, 17 Januari 2016
No. : 022/09.21/I/2016
Lampiran : 1 lembar
Hal : Permohonan Perwakilan Pembicara
Kepada Kepala Direktorat Bangunan Hijau
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat undangan yang kami terima untuk acara seminar yang diselenggarakan oleh Dinas Pekerjaan Umum Kota Yogyakarta, maka melalui surat ini kami meminta bantuan untuk dapat mengirimkan satu orang perwakilan dari Direktorat Bangunan Hijau. Adapun acara tersebut akan dilangsungkan pada:
Hari, Tanggal : Rabu-Jumat, 15-17 Februari 2016
Waktu : 08.00 – selesai
Tempat : Hotel Inna Malioboro Yogyakarta
Keterangan : Membawa laptop dan mempersiapkan presentasi
Melalui surat ini, kami memohon kesediaan perwakilan dari Direktorat Bangunan Hijau untuk menjadi salah satu pembicara dan tutor dalam kegiatan Seminar Bangunan Hijau. Bersama surat ini kami lampirkan rencana agenda kegiatan yang telah disusun oleh panitia. Adapun dalam pelaksanaan kegiatan nanti seluruh biaya perjalanan dan akomodasi telah ditanggung oleh panitia.
Demikian surat ini kami buat agar dapat dilaksanakan dengan baik. Atas perhatian Bapak/Ibu kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Dr. Aji Nur Syamsudin, S.T., M.Eng
NIP. 1908734 91234 0 1231[/su_box]
Surat Dinas Resmi Undangan dari Pemerintah
Instansi pemerintah juga sering mengadakan sebuah acara yang mengundang beberapa peserta dari instansi lain yang terkait. Salah satunya adalah undangan untuk mengikuti pendidikan dan latihan yang biasanya diselenggarakan untuk para guru. Berikut ini adalah contoh surat dinas resmi dalam bentuk undangan dari pemerintah.
[su_box title=”Surat Dinas Resmi Undangan dari Pemerintah”]
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PUSAT PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN
PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN
ILMU PENGETAHUAN ALAM
Jalan Pattimura No. 20, Kebayoran Baru, Jakarta, Telepon (021) 123-4567
Bandung, 17 Januari 2016
Nomor : 022/09.21/I/2016
Lampiran : 3 lembar
Hal : Undangan Pelatihan Kurikulum Terbaru Guru Fisika se-Jawa Barat
Kepada Kepala Sekolah Menengah Atas
Seluruh Provinsi Jawa Barat
Di tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka untuk meningkatkan kompetensi guru Fisika, kami dari Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan bermaksud menyelenggarakan kegiatan Pelatihan Kurikulum Terbaru Guru Fisika se-Jawa Barat. Adapun pelaksanaan kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : Rabu-Jumat, 15-17 Februari 2016
Waktu : 08.00 – selesai
Tempat : Hotel Abadi Bandung
Keterangan : Membawa laptop dan mempersiapkan presentasi
Melalui surat ini, kami bermaksud untuk mengundang setiap Sekolah Menengah Atas (SMA) yang ada di seluruh Provinsi Jawa Barat untuk dapat mengirimkan dua (2) perwakilan guru Fisika. Bersama surat ini kami telah melampirkan agenda kegiatan yang sudah disusun. Sebagai informasi tambahan, setiap peserta pelatihan akan mendapatkan fasilitas akomodasi selama kegiatan pelatihan.
Demikian surat ini kami buat agar dapat dilaksanakan dengan baik. Mohon untuk segera memberikan surat balasan yang berisikan nama guru yang menjadi perwakilan secepatnya. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Dr. Aji Nur Syamsudin, S.T., M.Eng
NIP. 1908734 91234 0 1231[/su_box]
Surat Dinas Resmi Audit dari Pemerintah
Dalam rangka untuk menjaga agar setiap program kerjanya memberikan hasil yang maksimal, pemerintah biasanya mengadakan kegiatan audit. Kegiatan audit ini untuk melihat sejauh apa program sehingga dapat dibuat evaluasi atas kegiatan tersebut. Selain itu, kegiatan audit juga bisa digunakan untuk survey atas rencana kegiatan yang baru. Berikut ini adalah contoh surat dinas resmi audit dari pemerintah.
[su_box title=”Surat Dinas Resmi Audit dari Pemerintah”]
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT BANGUNAN HIJAU
Jalan Pattimura No. 20, Kebayoran Baru, Jakarta, Telepon (021) 123-4567
Jakarta, 17 Januari 2016
No. : 022/09.21/I/2016
Lampiran : 1 lembar
Hal : Pemberitahuan Pelaksanaan Audit Sekaligus Survey
Kepada Kepala Dinas Pekerjaan Umum
Provinsi Sulawesi Selatan
Di tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka untuk melihat dan melakukan evaluasi bulanan atas program kerja Pembangunan Rumah Sakit Khusus, kami dari Direktorat Bangunan Hijau Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat bermaksud untuk melakukan audit. Adapun pelaksanaan audit ini akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : Rabu-Jumat, 15-17 Februari 2016
Waktu : 08.00 – selesai
Tempat : Lokasi Pembangunan Rumah Sakit Khusus
Melalui surat ini, kami memohon kepada dinas pekerjaan umum selaku petugas monitor di lapangan atas pekerjaan tersebut untuk mempersiapkan hasil evaluasi dan monitoring bulanan. Selain itu, kami juga bermaksud untuk melakukan survey lapangan sebagai rencana program perluasan Bandara Internasional Hasanudin, Makassar.
Demikian surat ini kami buat agar dapat dilaksanakan dengan baik. Atas perhatian Bapak/Ibu kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Dr. Aji Nur Syamsudin, S.T., M.Eng
NIP. 1908734 91234 0 1231[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Referensi
Surat Dinas Resmi Undangan Rapat dari Perusahaan
Perusahaan sering mengundang rapat dengan beberapa pihak yang terkait dengan kegiatan usahanya. Beberapa pihak tersebut di antaranya adalah elemen masyarakat, pemerintah, atau perusahaan lain sebagai rekanan. Berikut ini adalah salah satu contoh surat dinas resmi undangan rapat yang diselenggarakan oleh perusahaan.
[su_box title=”Surat Dinas Resmi Undangan Rapat dari Perusahaan”]
PT RAJAWALI NUSANTARA KONSTRUKSI
Jalan Pattimura No. 20, Kebayoran Baru, Jakarta, Telepon (021) 123-4567
Jakarta, 17 Januari 2016
No. : 022/09.21/I/2016
Lampiran : 1 lembar
Hal : Undangan Rapat Pembangunan Rumah Susun
Kepada Kepala Dinas Pekerjaan Umum
Provinsi DKI Jakarta
Di tempat
Dengan hormat,
Sesuai dengan kesepakatan yang telah terjadi sebelumnya bahwa akan dibangun sebuah rumah susun, maka kami bermaksud untuk mengundang dalam sebuah rapat pembangunan rumah susun. Adapun pelaksanaan rapat persiapan pembangunan tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : Kamis, 25 Januari 2016
Waktu : 08.00 – selesai
Tempat : Ballroom Melati Lantai I Hotel Adikarta, Jakarta
Melalui surat ini kami juga akan memaparkan desain bangunan rumah susun serta laporan perhitungan anggaran. Kami juga berharap pihak terkait untuk dapat menyiapkan materi seperti yang telah disepakati pada rapat sebelumnya. Bersama surat undangan ini kami juga melampirkan notulen rapat pada sebelumnya.
Demikian surat ini kami buat agar dapat dilaksanakan dengan baik. Besar harapan kami untuk dapat datang tepat waktu agar acara rapat bisa berjalan efektif. Atas perhatian Bapak/Ibu kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur Utama PT Rajawali Nusantara Konstruksi
Dr. Aji Nur Syamsudin, S.T., M.Eng[/su_box]
Surat Dinas Resmi Undangan Panggilan Kerja Perusahaan
Mungkin saat ini perusahaan akan lebih suka untuk mengirimkan panggilan kerja melalui WhatsApp atau surat elektronik. Namun, ada juga perusahaan yang tetap menggunakan surat resmi untuk mengundang calon karyawan barunya. Berikut ini adalah contoh surat dinas resmi undangan panggilan kerja di perusahaan
[su_box title=”Surat Dinas Resmi Undangan Panggilan Kerja Perusahaan”]
PT RAJAWALI NUSANTARA KONSTRUKSI
Jalan Pattimura No. 20, Kebayoran Baru, Jakarta, Telepon (021) 123-4567
Jakarta, 17 Januari 2016
No. : 022/09.21/I/2016
Lampiran : –
Hal : Undangan Panggilan Kerja
Kepada Andi Rizki Wahyuni
Di tempat
Dengan hormat,
Sesuai dengan hasil tes interview dan psikotes yang telah Anda lakukan pada tanggal 04 Januari 2016, kami menilai bahwa hasil tes Anda memenuhi kriteria di perusahaan kami dan menyatakan bahwa Anda DITERIMA bekerja di perusahaan kami. Oleh sebab itu, kami bermaksud untuk mengundang Anda untuk melakukan tanda tangan kontrak pada:
Hari, Tanggal : Kamis, 25 Januari 2016
Waktu : 08.00 – selesai
Jabatan : Staff Akuntansi
Tempat : Ruang Wijayakusuma, PT Rajawali Nusantara Konstruksi
Melalui surat ini kami juga menghimbau Anda untuk membawa beberapa data tambahan yaitu:
- Fotokopi ijazah yang sudah dilegalisasi
- Fotokopi KTP
- Fotokopi bagian depan buku rekening tabungan dari Bank BCA (bila ada)
- Fotokopi NPWP (bila ada)
- Fotokopi Kartu Indonesia Sehat atau BPJS (bila ada)
Demikian surat ini kami buat agar dapat dilaksanakan dengan baik. Besar harapan kami agar Anda dapat datang tepat waktu. Atas perhatian Anda, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur Utama
Dr. Aji Nur Syamsudin, S.T., M.Eng[/su_box]
Baca Juga: Contoh Surat Teguran
Surat Dinas Resmi Undangan Melakukan Training di Sebuah Perusahaan
Berkaitan dengan penerimaan karyawan baru, perusahaan biasanya juga mendatangkan trainer dari pihak lain sebagai upaya untuk melakukan training pada karyawan baru. Trainer ini bisa perorangan atau dari perusahaan yang memang bergerak pada jasa training. Berikut ini adalah contoh surat dinas resmi undangan untuk melakukan training di sebuah perusahaan.
[su_box title=”Surat Dinas Resmi Undangan Melakukan Training di Sebuah Perusahaan”]
PT RAJAWALI NUSANTARA KONSTRUKSI
Jalan Pattimura No. 20, Kebayoran Baru, Jakarta, Telepon (021) 123-4567
Jakarta, 17 Januari 2016
No. : 022/09.21/I/2016
Lampiran : 1 lembar
Hal : Undangan Pengadaan Training
Kepada Deki Aji Suryanto
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya karyawan baru yang menempati posisi Management Trainee, kami bermaksud mengundang Anda untuk menjadi TRAINER dalam kegiatan Training Karyawan Baru PT Rajawali Nusantara Konstruksi. Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : Kamis, 25 Januari 2016
Waktu : 08.00 – selesai
Tempat : Ruang Wijayakusuma, PT Rajawali Nusantara Konstruksi
Melalui surat ini kami melampirkan rundown kegiatan training tersebut. Kami juga mengharapkan Anda untuk dapat menyiapkan materi berkaitan dengan manajemen perusahaan dan kepemimpinan.
Demikian surat ini kami buat agar dapat dilaksanakan dengan baik. Besar harapan kami agar Anda dapat datang tepat waktu. Atas perhatian Anda, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur Utama
Dr. Aji Nur Syamsudin, S.T., M.Eng [/su_box]
Surat dinas resmi sering juga disebut sebagai sebuah surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi, sekolah, atau perusahaan untuk keperluan kedinasan. Surat dinas ini salah satu fungsinya adalah sebagai media komunikasi antara perusahaan dengan penerima surat.
Dalam pembuatan surat dinas resmi diwajibkan untuk memenuhi kaidah-kaidah surat resmi. Di antara kaidah yang dimaksud adalah adanya kop surat, nomor surat, salam pembuka, tanda tangan resmi dari instansi, lembaga, atau perusahaan. Sebagai referensi bisa menggunakan beberapa contoh surat dinas resmi untuk berbagai keperluan dan lembaga di atas.
